E-mailing
E-mail marketing-ul este un instrument util daca va faceti timp sa-l folositi in mod corespunzator. Va trebui sa fiti creativ si sa lucrati din greu pentru a construi campanii eficiente atractive, informative si care sa incurajeze consumatorii in final sa si cumpere.
Recomandari pentru maximizarea ratei de raspuns.Pasi configurare.
1) Selectarea targetului:
– este foarte important sa selectati cu grija destinatarii care apreciati ca sunt interesati de mesajul dumneavoastra, transmiterea unui mesaj catre destinatari neinteresati va determina listarea adresei dumneavoastra de email si a IP-ului in blacklisturi, raportarea catre autoritati, etc. Odata ce destinatarii percep mesajul dumneavoastra ca spam si il raporteaza, informatia este facuta disponibila instantaneu tuturor serverelor de email iar acestea vor refuza mesajele astfel incat doar un mic procent vor ajunge la destinatie;
– in cazul in care nu comunicati cu clientii proprii (aplicatia ListaFirme include o facilitate de import a propriilor clienti) sau cu destinatari pentru care aveti un acord de comunicare comerciala, va recomandam sa solicitati mai intai acordul acestora de a primi mesajele comerciale;
– eliminati din target destinatarii care au solicitat anterior dezabonare;
2) Construirea mesajelor – recomandari:
– respectati principiul AIDA (atentie, interes, dorinta, actiune) pentru continut;
– preferati formatul text celui html sau mixt;
– daca utilizati mesaje html este recomamndata validarea acestora inainte de transmitere si evitarea tag-urilor inutile (goale, ex: );
– nu utilizati sisteme de monitorizare al utilizatorilor cu imagini invizibile (web bug) inserate in corpul mesajului ci utilizati imagini vizibile;
– evitati includerea unui numar mare de link-uri in mesaj si in special a celor blacklistate;
– nu trimiteti doar o poza sau un atasament fara continut text;
– evitati utilizarea unor cuvinte tip: oferta, news, newsletter, click here, unsubscribe (acestea pot determina filtrele de spam pentru a clasifica mesajul ca nesolicitat/junk);
– nu includeti justificari ca mesajul nu este spam, acest lucru este caracteristic mesajelor spam;
– nu includeti atasamente de dimensiuni mari (peste 500 kb) sau documente Office (acestea din urma sunt frecvent filtrate);
– incercati sa personalizati mesajul in functie de caracteristicile (utilizate la targetare) ale destinatarilor (companie, nume, sex, domeniu de activitate, etc);
– nu utilizati abuziv literele mari, in special in subiectul mesajului;
– subiectul mesajului trebuie sa fie relevant pentru continut;
– nu utilizati scrieri ciudate: nu s.e.p.a.r.a.t.i literele, nu utilizati |it3re 4n0rm@|e;
– nu utilizati text ascuns, culoarea si dimensiunea textului trebuie sa fie adecvate pentru ca acesta sa poata fi citit;
– puteti testa mesajul inainte de trimitere cu http://www.emailspamtest.com pentru o estimare a sansei acestuia de a intra in Inbox;
– evitati includerea de atasamente doc, xls, ppt, mdb, htm si utilizati in schimb versiuni arhivate ale acestora sau formatul pdf;
– mesajele trebuie sa includa optiune de dezabonare (aplicatia ListaFirme include o astfel de optiune) si informatii de identificare si contactare ale expeditorului;
3) Transmitere mesaje:
– important: transmiteti mai intai mesajul pe o adresa proprie pentru a va asigura ca este vizualizat corect in clientul de email;
– transmiterea directa a mesajelor este nerecomandata intrucat acest mod de lucru poate declansa majoritatea filtrelor de spam astfel incat majoritatea mesajelor fie vor fi rejectate fie vor intra in junk exceptand situatia in care sunteti profesionist IT si ati configurat corect setarile SPF/DNS, host (pentru verificare RDNS), client;
– transmiterea prin server SMTP este uzual preferata transmiterii directe insa trebuie sa aveti in vedere eventualele limitari/restrictii ale furnizorului dumneavoastra de servicii SMTP privind numarul de conexiuni simultane, pauza intre mesaje, limita de mesaje care poate fi transmisa zilnic, etc..
4) Configurare setari server SMTP, recomandari:
– configurarea serverului SMTP incepe cu alegerea providerului; providerul pe care il alegeti poate avea o politica permisiva sau dimpotriva va poate crea dificultati pe banii dumneavoastra;
– setarile serverului SMTP se regasesc uzual ca anexa a contractului de furnizare de servicii de conectivitate Internet, ale contractului de hosting (daca aveti website) sau in descrierea serviciului in cazul utilizarii unor servicii de email gratuit;
– aplicatia ListaFirme include o facilitate de autodetectie a adresei serverului de email in functie de adresa de email completata la expeditor;
– este recomandat ca adresa de email completata la expeditor sa se afle in acelasi domeniu cu serverul SMTP (ex: office@borgdesign.ro mail.borgdesign.ro);
– in situatia in care adresa de email se afla in alt domeniu decat domeniul serverului SMTP, administratorul domeniului adresei de email este recomandat sa confirme dreptul de transmitere prin intermediul serverului SMTP respectiv prin precizarea acestuia in inregistrarile SPF din DNS;
(aceasta confirmare este recomandata si in cazul transmiterii directe a mesajelor)
– serverul SMTP trebuie sa raspunda corect la interogarile RDNS, respectiv numele serverului SMTP trebuie sa fie identificat printr-o adresa de IP iar cautarea dupa adresa de IP trebuie sa returneze numele serverului SMTP;
– cu cat transmiteti mai rapid mesajele (multe sesiuni simultane, fara pauza intre mesaje, numar mare de mesaje) cu atat cresc sansele sa activati filtrele de spam inainte de finalizarea campaniei;
– este recomandata utilizarea unor servere SMTP care au deja ceva trafic astfel incat efectuarea unei campanii sa nu modifice substantial statisticile de transmitere zilnice uzuale ale acestuia (in caz contrar se vor activa filtre de spam cel putin pe destinatiile Yahoo si Gmail);
– nu uitilizati servicii online dedicate de SPAM/ mass emailing, adresele dumneavoastra de email si web vor fi adaugate automat la liste negre (URI blacklists) fapt care poate afecta negativ orice comunicare email ulterioara;
5) Evitati Blacklistarea
Verificati periodic atat inainte de inceperea unei campanii de e-mailing cat si dupa terminarea acesteia daca actiunea dumneavoastra a determinat blacklistarea ip-ului, a adresei de email, a link-urilor web, a telefoanelor de contact, etc
O resursa pentru a gasi aceste liste negre: http://download.xskernel.org/howto/mail/filter-dnsbl-lists.htm .
Importul celor care s-au dezabonat
Dezabonarea se poate face in trei moduri:
1) – prin optiunea din profilul de membru de a nu primi mesaje de la alti membri;
2) – prin dezabonare la un mesaj trimis anterior de dumneavoastra si care continea optiunea de dezabonare oferita de aplicatia ListaFirme;
3) – transmitand raspuns cu solicitare de dezabonare.
In primele doua cazuri destinatarii sunt eliminati automat din noile campanii de email. In al 3-lea caz puteti centraliza intr-un fisier text adresele de email ale celor care au solicitat dezabonarea.
Facilitatea de import a fisierului de dezabonati ofera posibilitatea crearii unui grup de firme favorite continand firmele care au optat sa nu primeasca mesaje de la dumneavoastra.
Pentru import utilizati optiunea dropdown aferenta butonului de favorite.
Aplicabilitate: puteti crea un grup de firme dezabonate si ulterior sa excludeti acest grup din viitoarele campanii de email.
Identificarea adreselor de email
Facilitatea ofera posibilitatea creerii unui grup de firme favorite constituit prin identificarea firmelor carora le apartin anumite adrese de email.
Pentru identificare utilizati optiunea dropdown aferenta butonului de favorite si selectati un fisier text continand adrese de email cate una pe linie.
Aplicabilitate: in situatia in care aveti liste de email cu dezabonari la mesajele dumneavoastra puteti crea un grup de firme identificate pe baza acestor adrese dezabonate si ulterior sa excludeti acest grup din viitoarele campanii de email.
Configurare server SMTP
Modulul de emailing permite transmiterea mesajelor in mod direct sau cu utilizarea unui server SMTP.
In modul de transmitere direct este utilizat serverul SMTP incorporat in program si nu necesita nici un fel de configurare. (modul direct are dezavantajul ca unele din mesaje vor fi plasate la destinatie in junk-mail sau refuzate)
In modul de transmitere prin SMTP extern trebuie sa aveti in vedere urmatoarele:
– adresa de email a expeditorului si serverul SMTP trebuie sa fie (uzual) in acelasi domeniu;
– utilizati adresa serverului SMTP indicata de furnizorul dumneavoastra de servicii de email (uzual anexa la contractul de furnizare de servicii Internet) si care este identica cu cea completata in clientul de email (ex. Outlook);
– adresa serverului SMTP mai poate fi aflata (dupa completarea adresei de email a expeditorului) apasand butonul “Test Server”;
Unele servere au setari speciale de port (implicit este 25) ca in cazul gmail:
– server SMTP: smtp.gmail.com
– port SMTP: 587
Doar in cazul serverelor care necesita autentificare completati si numele de utilizator si parola indicate de furnizorul de servicii (in majoritatea cazurilor sunt identice cu ale adresei de email a expeditorului).
Configurare firewall
Programele de tip Internet Security pot bloca transmiterea mesajelor email.
Simptom (in cazul in care mesajele sunt blocate) la transmiterea mesajelor obtineti status de tip:
– Server SMTP: Starting…
– Server SMTP: Connecting to SMTP…
– Server SMTP: Process Complete.
– Server SMTP: Error sending, Retrying…
– Server SMTP: Starting…
– Server SMTP: Connecting to SMTP…
– Server SMTP: Process Complete.
Pentru a permite transmiterea de catre programul ListaFirme a mesajelor de email configurati programul dumneavoastra de securitate sa permita executabilului LstFirme.exe accesul la Internet.
Exemplu de configurare pentru Norton Internet Security (NIS)
– Open Norton Internet Security / Internet / Settings /Smart Firewall / Program Control / Configure
– In lista de programe selectati optiunea Allow pentru programul ListaFirme.
Pentru alte tipuri de programe de securitate consultati documentatia acestora pentru a configura si debloca accesul la Internet.
Programe de securitate care pot bloca e-mailing-ul:
Uzuale:
– Norton Internet Security
– ZoneAlarm Internet Security Suite
– Kaspersky Internet Security
– BitDefender Total Security
– AVG Internet Security
– ESET Smart Security
– F-Secure Internet Security
– McAfee Internet Security
– Microsoft Windows Live OneCare
Altele:
– Agnitum Outpost Pro Security Suite
– Aluria Security Center
– Avira AntiVir Premium Security Suite
– Bullguard Internet Security Suite
– Comodo Internet Security
– Computer Associates eTrust Internet Security Suite
– eEye Digital Security Blink Personal Edition
– Laplink PCdefense
– MicroWorld eScan Internet Security Suite
– Norman Security Suite
– Panda Platinum Internet Security
– PC Live
– PC Tools Internet Security
– Preventon Secure Internet Desktop
– Steganos Internet Security
– Trend Micro Internet Security
– Webroot AntiVirus with AntiSpyware & Firewall
Host si Client
Optiunile Host si Client sunt utile in campaniile de emailing cu transmitere directa, astfel:
Optiunea Client
– permite simularea transmiterii mesajelor de email dintr-un client de email uzual gen Outlook sau Outlook Express, etc;
– in mesajul de email va fi inclus un header de tip: X-Mailer: Microsoft Outlook Express 6.00.2900.5512 (unde partea de dupa X-Mailer: reprezinta Clientul completat de dumneavoastra)
Optiunea Host
– apare in headerul Received: from …. si este important ca Hostul sa fie identic cu reverse dns-ul ip-ului dumneavoastra (implicit este numele calculatorului local);
– IP-ul si reverse DNS-ul (Host) pot fi aflate aici: http://remote.12dt.com/ sau http://myip.dk/ (nu este obligatoriu sa aveti alocat un Hostname);
– setarea eronata a acestei optiuni are ca efect rejectarea de catre unele servere a mesajelor de email;
– daca nu exista reverse DNS atunci se poate completa adresa de IP sau numele calculatorului (cu rezultate mai putin bune).
Modificarea acestor optiuni este facultativa si este recomandat a fi utilizate doar de catre persoanele cu cunostinte IT.
